Politica de Confidențialitate

1. Operatorul de date cu caracter personal

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care QLData SRL colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale utilizatorilor platformei portalspv.ro.

2. Categoriile de date personale colectate

Colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal, în funcție de modul în care interacționați cu Platforma:

2.1. Date furnizate direct de dumneavoastră

• Date de identificare: nume, prenume, adresă de email, număr de telefon.
• Date ale companiei: denumirea societății, Cod Unic de Înregistrare (CUI), adresa sediului social.
• Date de autentificare: adresă de email, parolă (stocată în formă criptată).
• Token ANAF: codul de autorizare pentru accesul la sistemul e-Factura (utilizat exclusiv pentru conectarea la API-ul ANAF).
• Date din formulare: mesaje trimise prin formularul de contact, abonare la newsletter.

2.2. Date colectate automat

• Adresa IP, tipul și versiunea browserului, sistemul de operare.
• Paginile vizitate, durata vizitei, acțiunile efectuate pe Platformă.
• Date de utilizare a Platformei (funcționalități accesate, frecvența utilizării).

2.3. Date preluate din sistemul ANAF

• Documente e-Factura (facturi primite, facturi emise, mesaje) asociate CUI-urilor înregistrate de Utilizator.
• Aceste date sunt preluate automat din API-ul ANAF pe baza autorizării acordate de Utilizator prin tokenul ANAF și sunt stocate temporar pe Platformă exclusiv în scopul facilitării accesului și al funcționalității operaționale (vizualizare, filtrare, notificări).
• Stocarea documentelor e-Factura pe Platformă are caracter operațional și nu constituie arhivare electronică în sensul Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Utilizatorul rămâne pe deplin responsabil pentru îndeplinirea obligațiilor proprii de arhivare conform legislației aplicabile.

3. Scopurile și temeiul legal al prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră personale în următoarele scopuri:

4. Dezvăluirea datelor către terți

Nu vindem, nu închiriem și nu comercializăm datele dumneavoastră personale. Datele pot fi partajate doar cu:

• Furnizori de servicii: procesatori de plăți (Stripe), furnizori de servicii de email (pentru notificări), furnizori de hosting și infrastructură cloud — exclusiv în scopul furnizării serviciilor Platformei și pe baza unor acorduri de prelucrare a datelor.
• ANAF: transmiterea facturilor electronice către sistemul e-Factura, conform autorizării acordate de Utilizator.
• Autorități publice: în cazurile prevăzute de lege sau la solicitarea expresă a autorităților competente.
• Membri ai echipei: utilizatorii invitați de titularul contului au acces la documentele e-Factura ale companiei respective, conform permisiunilor acordate.

5. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Datele dumneavoastră sunt stocate pe servere situate în Uniunea Europeană. În cazul în care anumiți furnizori de servicii prelucrează date în afara SEE, ne asigurăm că transferul se realizează cu respectarea garanțiilor adecvate prevăzute de GDPR (clauze contractuale standard, decizii de adecvare ale Comisiei Europene sau alte mecanisme aprobate).

6. Securitatea datelor personale

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja datele personale, inclusiv:

• Criptarea datelor în tranzit (HTTPS/TLS) și a parolelor (hashing).
• Controlul accesului bazat pe roluri — fiecare utilizator are acces doar la datele pentru care a fost autorizat.
• Backup automat și redundanță a datelor.
• Monitorizarea și detectarea accesurilor neautorizate.
• Restricționarea accesului angajaților la datele personale, exclusiv pe baza principiului necesității (need-to-know).

7. Durata stocării datelor

Păstrăm datele dumneavoastră personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate:

• Date ale contului: pe durata existenței contului activ și 90 de zile după ștergerea acestuia.
• Documente e-Factura preluate din ANAF: stocate pe Platformă pe durata existenței contului activ, în scop operațional (vizualizare, filtrare, notificări). La ștergerea contului, aceste date sunt eliminate în termen de 90 de zile. Stocarea pe Platformă nu substituie obligațiile legale de păstrare ale Utilizatorului.
• Documente contabile proprii ale Prestatorului: facturile emise de QLData SRL către Utilizatori pentru serviciile de abonament sunt păstrate conform obligațiilor fiscale și contabile ale Prestatorului (minim 5 ani, conform legislației aplicabile). Aceste date se referă exclusiv la relația comercială dintre Prestator și Utilizator.
• Date de marketing (newsletter): până la retragerea consimțământului.
• Date din formularul de contact: maximum 12 luni de la rezolvarea solicitării.
• Loguri tehnice: maximum 12 luni.

8. Cookie-uri și tehnologii similare

Platforma utilizează cookie-uri pentru funcționarea corectă a serviciilor și pentru îmbunătățirea experienței utilizatorului.

Ce sunt cookie-urile?

Cookie-urile sunt fișiere text de dimensiuni mici, stocate pe dispozitivul dumneavoastră de către browser atunci când accesați un website. Acestea permit site-ului să rețină informații despre vizita dumneavoastră.

Tipuri de cookie-uri utilizate

• Cookie-uri esențiale: necesare pentru funcționarea Platformei (autentificare, securitate, preferințe de sesiune). Nu pot fi dezactivate.
• Cookie-uri de analiză: utilizate pentru a înțelege modul în care Platforma este utilizată și pentru a îmbunătăți funcționalitățile (PostHog). Sunt activate doar cu consimțământul dumneavoastră.

Gestionarea cookie-urilor

Puteți gestiona preferințele privind cookie-urile din setările browserului dumneavoastră. Dezactivarea cookie-urilor esențiale poate afecta funcționalitatea Platformei.

9. Decizii automatizate și profilare

Nu utilizăm procese decizionale exclusiv automatizate, inclusiv profilare, care ar produce efecte juridice sau care v-ar afecta în mod similar într-o măsură semnificativă.

10. Drepturile dumneavoastră

Conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR), aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces — puteți solicita confirmarea faptului că datele dumneavoastră sunt prelucrate și obținerea unei copii a acestora.
• Dreptul la rectificare — puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.
• Dreptul la ștergere ("dreptul de a fi uitat") — puteți solicita ștergerea datelor personale, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.
• Dreptul la restricționarea prelucrării — puteți solicita limitarea prelucrării datelor în anumite circumstanțe.
• Dreptul la portabilitatea datelor — puteți solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
• Dreptul la opoziție — vă puteți opune prelucrării datelor bazate pe interes legitim sau pentru marketing direct.
• Dreptul de a retrage consimțământul — în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Cum vă exercitați drepturile

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, ne puteți contacta la adresa de email [email protected] sau prin poștă la adresa sediului social. Vom răspunde solicitării dumneavoastră în termen de cel mult 30 de zile calendaristice.

Dreptul de a depune o plângere

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră privind protecția datelor au fost încălcate, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

11. Consecințele refuzului de a furniza datele personale

Furnizarea datelor personale necesare pentru crearea contului și utilizarea serviciilor este obligatorie. Refuzul de a furniza aceste date va avea ca rezultat imposibilitatea de a vă oferi accesul la serviciile Platformei.

Furnizarea datelor pentru marketing (newsletter) este opțională și nu condiționează accesul la serviciile Platformei.

12. Natura serviciului — limitări privind stocarea datelor

13. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta modificări ale practicilor noastre sau ale legislației aplicabile. Data ultimei actualizări este indicată la începutul acestui document.

Vă încurajăm să consultați periodic această pagină. Pentru modificări substanțiale, vă vom notifica prin email sau prin intermediul Platformei.

14. Contact

Pentru orice întrebări sau solicitări referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră personale, ne puteți contacta la: